Het is niet altijd eenvoudig om alle klanten even snel te factureren. De ene klant wil per kwartaal voorschotfacturen, de andere wil de vaste kosten vooraf betalen en de variabele kosten op een zusterbedrijf laten aanrekenen, nog een andere klant wil alles perfect toegewezen krijgen per interne afdeling, enzovoort. Wanneer je dan op één klant te maken hebt met vaste prijzen, verbruikskosten, eventuele volumekortingen, abonnementen, plus projecten op time-and-material, krijg je snel een ingewikkelde situatie.
Je kan het scenario echter zo gek niet bedenken en toch zal NetSuite SuiteBilling altijd een eenvoudige oplossing bieden. De mogelijkheden om in NetSuite facturatieparameters in te stellen, zijn bijna eindeloos. Dat voorkomt vergissingen, beperkt het manuele administratieve werk en zorgt ervoor dat facturen sneller de deur uitgaan.
Alle mogelijke facturatiescenario’s
Met de module NetSuite SuiteBilling van NetSuite worden alle facturatiemogelijkheden in regels gegoten. Zo kan je op één klant of één factuur verschillende soorten facturatiemodellen combineren zoals vaste prijzen, offerteprijzen – al dan niet met minkosten en meerkosten, prijzen gebaseerd op verbruik met eventuele volumekortingen of staffelkortingen, time-and-material – inclusief marge op de inkopen, voorschotten en credits, dagtarieven, betalingen in schijven volgens oplevering, ristorno’s op het eind van het jaar, abonnementen, enzovoort.
Het gebeurt vaak dat verschillende departementen bij dezelfde klant op een andere manier gefactureerd wensen te worden. Het ene departement wil een maandelijkse factuur, terwijl een ander liever met voorschotfacturen werkt, bij nog een ander kan je niet factureren zonder ordernummer, enzovoort. Wanneer je dan boven op je fixed-price projecten toch extra’s verkocht hebt zoals bijvoorbeeld workshops, heb je maar beter een goede facturatiesoftware. Laat staan wanneer je verschillende lopende projecten maandelijkse wil factureren op één overzichtelijke factuur.
Steeds meer bedrijven leveren bovendien hun diensten als abonnementen. Misschien werkt jouw organisatie ook al met maandelijkse abonnementen met al dan niet een variabele component afhankelijk van het verbruik? Ook het toekennen van allerlei kortingen, dalende eenheidsprijzen per volume of het gebruik van credits kunnen een grote uitdaging vormen voor de facturatie.
SuiteBilling to the rescue
Met NetSuite SuiteBilling valt elk mogelijk scenario – hoe uitzonderlijk ook – gemakkelijk te documenteren en te factureren. Deze module van NetSuite stroomlijnt alle factureringsactiviteiten en voorziet een helder overzicht op alle instellingen. Elke verandering in een terugkerende factuur is gemakkelijk door te voeren. Je kan een bestaande facturatiecyclus in slechts enkele klikken pauzeren, verlengen, je diensten uitbreiden of net tijdelijk gaan verminderen. Ook het aanpassen van de prijzen of hoeveelheden is kinderspel.
Elke gemaakte verandering wordt bovendien automatisch opgeslagen. Zo kunnen eventuele fouten snel, gemakkelijk en zonder discussie rechtgezet worden. Tot slot voorziet NetSuite SuiteBilling een realtime dashboard dat personaliseerbaar is voor elke gebruiker. Zo zie je meteen alle belangrijkste financiële data waaronder maandelijks terugkerende inkomsten, de totale contractwaarde, enzovoort.
Jaarabonnementen en credits correct geboekt
Als je werkt met vooraf te betalen jaarabonnementen of met credits, is het best om die inkomsten correct te boeken in de loop van de tijd en dus niet allemaal als inkomsten te nemen in de maand van de facturatie. Ook hier staat onze software klaar om dit automatisch of aan de hand van in te stellen regels correct te verwerken naar de boekhouding.
Wat doet Dynappco voor u?
Dynappco implementeert NetSuite SuiteBilling in jouw organisatie. We helpen je met het aanpassen en configureren van de facturatieprocessen zodat je voor alle scenario’s bij alle klanten een duidelijk stel regels hebt. Wanneer een scenario zo specifiek is dat het niet standaard in SuiteBilling voorzien zou zijn, kunnen onze consultants dit alsnog mogelijk maken. Ze kunnen de software aanpassen, bijvoorbeeld door extra informatievelden toe te voegen. NetSuite is bovendien zo opgebouwd dat dergelijke wijzigingen automatisch worden meegenomen bij elke update van de software. Met Dynappco ben je zeker dat je volledige facturering correct ingesteld is in NetSuite SuiteBilling.
Belangrijkste voordelen van deze softwaremodule:
- Standaardtarieven met eventuele kortingen volgens volume, al dan niet gelaagd
- Tarieven, plus eventuele kortingen en ristorno’s per klant
- Gestroomlijnde terugkerende facturen met mogelijkheid tot automatische verlengingen en instellingen van mogelijke tijdelijke uitzonderingen of opschortingen
- Beheer de levenscyclus van abonnementen met flexibele wijzigingsopdrachten
- De facturatie van projecten volgens gelijk welk model
- Naadloos consolideren van kosten over meerdere projecten of abonnementen heen
- Realtime inzicht in alle factureringsactiviteiten
Wil je dit meer in detail bekijken?
Maakt ook jouw organisatie gebruik van ingewikkelde en/of terugkerende facturen? Verlies geen kostbare tijd meer en vereenvoudig dit proces. Neem nu contact met ons op en we leggen u graag de werking van NetSuite SuiteBilling uit tijdens een persoonlijke demo.