Windcat Workboats moest na de overname door CMB, Compagnie Maritime Belge, op zoek naar een nieuwe accountingsoftware voor z’n facturatie en financiële transacties. Na een analyse van verschillende mogelijkheden, besloot men om NetSuite te laten implementeren door Dynappco. Dankzij de grote gebruiksvriendelijkheid zijn de gebruikers bij Windcat Workboats tevreden over deze nieuwe software. Het succesverhaal zorgt ervoor dat CMB heeft besloten om NetSuite te implementeren binnen de volledige organisatie. Ook hiervoor schakelen ze de hulp in van Dynappco.
Integratie na overname
Jan Vanherck, Head of ICT and Projects bij CMB, vertelt waarom Windcat Workboats op zoek moest naar een nieuw accountingsysteem. “Na de overname van Windcat hadden we een jaar de tijd om een nieuwe ERP-omgeving te implementeren. Het boekhoudsysteem van CMB zelf bleek voor de gebruikers te omslachtig en zou misschien een stap achteruit betekenen. We maakten van deze gelegenheid gebruik om alle mogelijkheden voor een nieuwe ERP-omgeving te onderzoeken.”
“Het nieuwe systeem zou alle boekhoudkundige transacties moeten registreren en mogelijkheden bieden om alle aankoop- en verkooporders op te volgen. We wilden ook met één accountingsysteem kunnen werken voor onze verschillende entiteiten en buitenlandse vestigingen. Het moest ervoor zorgen dat onze volledige intercompany-boekhouding automatisch zou verlopen.”
Gebruikscomfort NetSuite
“Bij onze zoektocht naar nieuwe software hielden we ook de meer complexe structuur van CMB mee in het achterhoofd. We vergeleken drie opties en kozen voor NetSuite. Toen we enkele systemen voorlegden bij onze gebruikers bleek al snel dat men zich comfortabeler voelde bij NetSuite. Het grote gebruiksgemak werd door iedereen ook achteraf bevestigd”, zegt een tevreden Jan Vanherck.
“We gebruiken de software nu voornamelijk voor de gekende financiële processen zoals procure-to-pay en order-to-cash, met daarbij horende rapporten. Deels zijn dat basisrapporten uit NetSuite, aangevuld met een aantal rapporten die Windcat voordien al gebruikte. We verwerken ook de interne onkostendeclaraties in deze software”, aldus Jan Vanherck.
“Bij de implementatie van NetSuite voerden we ook enkele verbeteringen door bij het aanmaken van verkoopfacturen en bij eventuele rebilling. Dat gebeurde voorheen op basis van Excel. Dynappco zorgde voor een proces waarbij externe kosten automatisch toegevoegd kunnen worden aan de verkoopfacturen. Voordien gebeurde het al eens dat men die vergat aan te rekenen.”
Ervaring Dynappco
Jan Vanherck: “Tijdens de demo bleek al snel dat Dynappco heel goed begrepen had wat we precies wensten. Ook konden ze zeer accuraat op onze vragen antwoorden. Dat zorgde snel voor een groot vertrouwen in het team. Het feit dat ze vlakbij gevestigd zijn, speelde mee in hun voordeel.”
Jan Vanherck: “Om het project niet te zwaar te maken, kozen we ervoor om zo veel mogelijk bij de standaardopzet van de software te blijven en ook de standaard projectaanpak te volgen.” Zowel Dynappco als Windcat Workboats stelden een team samen met een eigen projectleider. Door de wekelijkse opvolgmeetings kon de progressie van het project nauwlettend in de gaten gehouden worden. De oplevering van het project gebeurde ruim binnen de grenzen van CMB’s deadline van één jaar.
Korte aanpassingsperiode
“Sommige gebruikers hadden toch een korte aanpassingsperiode nodig nadat ze van start gingen met NetSuite. Zoals al vermeld, werden vroeger facturen gemaakt op basis van Excel, wat voor veel flexibiliteit zorgde. Binnen de facturatiemodule van NetSuite is dat minder het geval. Intussen zijn we enkele maanden later en horen we dat ze toch heel tevreden zijn van NetSuite. Uiteindelijk biedt NetSuite meer controle. Bovendien verlopen verschillende verwerkingen automatisch”, aldus Jan Vanherck.
CMB volgt
“Na de succesvolle implementatie van NetSuite bij Windcat en de grote tevredenheid onder de gebruikers, lieten we een impactanalyse uitvoeren om na te gaan of we NetSuite ook bij CMB konden implementeren. CMB heeft een uitgebreide structuur met veel entiteiten in meerdere landen waarbij verschillende munteenheden gebruikt worden. Bovendien heb je bij CMB het volledige manufacturing-gedeelte extra. Toen bleek dat de impactanalyse positief was en we ook NetSuite in CMB konden implementeren, waren we heel tevreden”, zegt Jan Vanherck. “Door de uitstekende samenwerking met Dynappco tijdens de implementatie bij Windcat, gingen we niet op zoek naar een nieuwe leverancier. Dynappco heeft zich aan ons bewezen door steeds mee te denken en zich heel flexibel op te stellen.” Dynappco ging intussen van start met het proces om NetSuite ook bij CMB te implementeren.
Lessons learned
Jan Vanherck: “Let op met het maken van klassieke fouten zoals afwijken van de standaard. Probeer dat tot het minimale te beperken. Ook lijkt het me aangeraden om op tijd te starten met het informeren en raadplegen van de gebruikers. Laat hen uitvoerig testen en zorg ervoor dat je hen meekrijgt in het project. Anders dreig je het risico te lopen om op het laatste moment nog belangrijke wijzigingen te moeten maken.”