Orange Cyberdefense zocht een globale rapportering van hun financiële en administratieve info. Ze kozen om standaard met NetSuite te werken, omdat men er in enkele filialen al een goede ervaring mee had. Dynappco hielp met het implementeren van NetSuite in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Dankzij NetSuite heeft Orange Cyberdefense nu realtime geconsolideerde info.
Cloud-native
Thibaut Vos, Internal Program Manager bij Orange Cyberdefense, vertelt waarom ze NetSuite in meerdere landen implementeren. “Onze Chief Financial Officer zocht een oplossing om alle financiële informatie te kunnen raadplegen over alle landen heen. Verschillende filialen waren al actief op NetSuite en waren daar heel tevreden over. Het was dus een logische stap om NetSuite ook te implementeren in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland.”
“NetSuite is ook een echte cloudsoftware. Dat speelt voor ons een grote rol. Zo hoeven wij bijvoorbeeld niet meer in te staan voor software-onderhoud of hardwarebeheer”, verduidelijkt Thibaut Vos.
Persoonlijke aanpak
“Voor dit Europese project zochten we een partner die gespecialiseerd was in NetSuite. Bij de verkennende gesprekken met enkele leveranciers werd snel duidelijk dat de persoonlijke aanpak van Dynappco het best aansloot bij onze manier van werken. We wisten ook meteen welke consultants fulltime op ons project zouden werken.”
Realtime informatie
“Door de consolidatie van alle financiële gegevens hoeven we niet meer te wachten tot iedereen afzonderlijk zijn cijfers doorstuurt. We hebben nu steeds een goed zicht. Hierdoor kunnen we sneller reageren en bijsturen indien nodig. Het is belangrijk dat onze managers in realtime de cijfers kunnen raadplegen of doorsturen. Zeker wanneer het voor bepaalde zaken wat minder goed gaat dan verwacht, moet je gericht kunnen ingrijpen op basis van concrete info.”
Vlotte communicatie
“Nu alle landen op NetSuite werken, kunnen ze onderling ook gemakkelijker communiceren en info uitwisselen. Alle informatie heeft bij wijze van spreken hetzelfde etiket, wat misverstanden vermijdt. Zo kan ook de boekhouding werken vanuit één systeem voor alle entiteiten. Zo kunnen we de financiële administratie vlot afsluiten, wat resulteert in snellere, correcte cijfers voor het management. Ook het verlenen van support verloopt nu veel vlotter. Iedereen werkt in hetzelfde Engelstalige pakket. Onze IT-afdeling hoeft niet meer per taal noch per softwarepakket afzonderlijk support te voorzien”, aldus Thibaut Vos.
On-the-job training
“De simultane implementatie van NetSuite in beide landen verliep uitstekend. In Duitsland is daarbij de procedure rond order-to-cash volledig herzien en prima aangepakt in NetSuite. Zowel qua timing als budget waren er geen verassingen. Er was echt een Dynappco-periode waarin onze medewerkers on-the-job training kregen. De implementatie gebeurde tijdens de coronapandemie waardoor alle meetings en trainingen online plaatsvonden. Dit maakt het doorvoeren van een dergelijk project er niet gemakkelijker op, toch kunnen we trots zijn op het verloop van het project en het bekomen resultaat.”
Beter inschakelen van experts
“In de toekomst zullen we ook projecten gaan consolideren. Zo kunnen we over alle landen heen bekijken welke medewerkers en hun expertise beschikbaar zijn. Dit zorgt ervoor dat we onze expertise ook remote kunnen inschakelen in alle landen. Onze processen verder harmoniseren en nog meer informatie standaardiseren, staat ook nog op de projectagenda.”
Lessons learned
Thibaut Vos: “Ik zou iedereen aanraden om een ERP-implementatie niet in te plannen op het einde van een boekjaar. Deze periode is voor veel medewerkers al stresserend genoeg. In plaats daarvan kies je beter een rustig moment uit waarin iedereen tijd heeft om met het nieuwe pakket te leren werken. Ook het simultaan implementeren van een nieuw ERP-pakket in twee landen tegelijkertijd zou ik wellicht niet meer doen. Je voorziet beter tijd en ruimte om ze een voor een uit te voeren.”