Doorheen heel je organisatie en bij elk klantencontact probeer je ervoor te zorgen dat klantvriendelijkheid een prioriteit is. Bij de dienst-na-verkoop weet men dat zelfs een vervelende klant met haast eindeloze klachten initieel vriendelijk behandeld moet worden.
Ook wanneer een klant nog niet of veel te laat betaald heeft, blijft het belangrijk om een sympathiek proces voor aanmaningen te hebben. Met onze software is het eenvoudiger om heel strikt te zijn met je aanmaningen en tegelijk rekening te houden met uitzonderingen, gemaakte afspraken, de juiste contactpersonen en klantentrouw.
Contextafhankelijke aanmaningen
Er zijn verschillende scenario’s te bedenken waarbij je klanten op verschillende manieren wil gaan aanmanen. Afhankelijk van de context kan je beslissen of je liever eerst een vriendelijke mail stuurt. Misschien kies je ervoor om onder een bepaald bedrag of percentage niet over te gaan tot aanmaning?
Stel, je hebt een trouwe klant die steeds zijn facturen op tijd betaalt. Deze klant vergat echter één factuur te betalen terwijl de daaropvolgende facturen wel correct werden behandeld. Hem stuur je liever geen onpersoonlijke aanmaning waarbij extra kosten worden voorgesteld. Integendeel, deze klant verdient een vriendelijke herinneringsmail met een boodschap over een vergetelheid.
Het automatiseren van aanmaningen is complexer dan men soms verwacht en kan foutlopen als je ook hier de klant niet centraal stelt. Een ander voorbeeld: een klant heeft wellicht per vergissing een factuur niet helemaal betaald, met een klein saldo als gevolg. In de automatisering van je aanmaningen staat ingesteld dat alles onder de 25 euro geen herinneringsberichten krijgt. Maar je brengt in de achtergrond wel extra kosten in rekening, waardoor de verwachte betaling oploopt tot meer dan 25 euro. Wanneer de klant dan een onpersoonlijke aanmaning krijgt, zou je wel eens een boos telefoontje kunnen krijgen.
Flexibel automatiseren
Wanneer je op een klantvriendelijke wijze wil aanmanen, hou je best rekening met heel wat aspecten. Bijvoorbeeld, zijn er bedragen of percentages waarvoor je niet wil aanmanen? Wil je de mogelijkheid voor een afbetalingsplan aanbieden? Zijn er scenario’s waarbij het wenselijk is dat je afdelingen afzonderlijk van elkaar wil aanmanen? Komen eventuele creditnota’s onmiddellijk in beeld? Worden je meest recente bankafschriften snel verwerkt alvorens je aanmaningen naar buiten gaan? Moet je rekening houden met verschillende afdelingen en projecten bij dezelfde klant? Zijn er bij een klant verschillende soorten afspraken gemaakt qua betaaltermijnen?
Gebouwd op NetSuite Dunning
Voor een geautomatiseerd aanmaningsproces hebben we een oplossing bedacht die werkt bovenop de bestaande Dunning-module van Netsuite. Afhankelijk van jouw situatie en wensen gaan we deze module op maat van je bedrijf aanpassen.
Zo is het met onze oplossing mogelijk om aanmaningen op drie niveaus te versturen, van een eerste herinneringsmail tot een streng geformuleerde aanmaning. Ook wanneer je verdere stappen moet nemen en je overgaat tot het versturen van ingebrekestellingen kan je dit in de software opvolgen.
We kunnen nog een extra fase toevoegen, indien gewenst. Daarbij gaan we de betalingsdatum herinneren, bijvoorbeeld drie dagen voor de vervaldatum. Dat is dan een zogenaamde gentle reminder die je aan alle klanten of een selectie van hen kan sturen.
Ook kunnen we aanmaningen sturen naar verschillende contactpersonen voor verschillende afdelingen binnen hetzelfde bedrijf. Of je hebt een klant die vraagt om alle facturen naar de groep te sturen, maar eigenlijk ben je in contact met een aantal deelbedrijven. Ook dan kan je extra contacten mee opnemen in de aanmaningen.
We hebben ook een paar standaardinstellingen weggewerkt die al eens een moeilijke situatie creëerden. Stel dat een klant een openstaande factuur van 10 euro had, 90 dagen vervallen, en een openstaande van 5000 euro, 30 dagen vervallen. In de standaardinstellingen kreeg die klant meteen een zeer stevig geformuleerde aanmaning voor 5010 euro omdat de software rekening hield met de oudste vervaldatum.
Voordelen van de Dynappco solution voor NetSuite Dunning
- Exact openstaand bedrag dat rekening houdt met alle factoren
- Exact aantal dagen vervallen, ook rekening houden met alle factoren
- Bepaalde bedragen/percentages niet facturen
- Creditnota’s in rekening brengen
- Bedrijven uit een cluster afzonderlijk aanmanen
- Afbetalingsplan voor de klant is mogelijk
- Aanmanen op drie niveaus
- Enzovoort
Wil je hier meer over weten?
Jouw organisatie krijgt ongetwijfeld te maken met klanten die hun factuur te laat betalen. Zorg ervoor dat ook hun aanmaningen heel flexibel en klantvriendelijk verlopen. Neem nu contact met ons op en we leggen je graag uit hoe we onze oplossing kunnen toepassen in jouw organisatie.