Dankzij een implementatie van de NetSuite accountingsoftware kan Tosca nu vanuit één omgeving al zijn entiteiten centraal beheren. “We moeten niet meer telkens overschakelen wanneer we voor een andere entiteit een transactie willen verwerken of beheren. Daarmee sparen we veel moeite uit. De eenvoudig aanpasbare rapportering en de tijdswinst bij de verwerking van de banktransacties zijn enkele andere grote voordelen van onze nieuwe software”, stelt financieel directeur Stephanie Heyman van Tosca. Dynappco heeft bij Tosca de implementatie uitgevoerd en werkt momenteel aan uitbreidingen.
“Ons hele team zat op een nieuwe accountingsoftware te wachten”, zegt Stephanie Heyman. “We hebben verschillende softwarepakketten geëvalueerd en NetSuite bleek de beste keuze. Prijs speelde een rol, maar we merkten dat we de meeste andere pakketten nog behoorlijk hadden moeten aanpassen aan onze vereisten. NetSuite was zo goed als plug-and-play, dus daarmee konden we het snelst van start.”
Rapportering op maat
“Je kan zelf eenvoudig velden toevoegen aan een rapport, afhankelijk van wie welke cijfers nodig heeft. Die dynamische, aanpasbare rapportering is voor ons een duidelijke verbetering. Je kan eigen rapporten maken, ze gemakkelijk omzetten naar Excel of ze doormailen naar een collega. Met NetSuite hebben we snel gegevens om beslissingen te nemen. De rapporten die we het meest gebruiken, hebben betrekking op de verkoop, openstaande facturen, marges en cash. De gegevens bekijken we ook vaak in Tableau, een software die we voor de implementatie van NetSuite al gebruikten. Tableau wordt nu gevoed door de accountingsoftware.”
Integraties
NetSuite integreert ook met andere software die Tosca al gebruikte en met de nieuwe hub voor de master data. B-Flow, een zusteronderneming van Dynappco, heeft Tosca met dat laatste geholpen. Dat gebeurde gelijktijdig met het NetSuite-project. “We wilden per se onze master data in orde hebben en dat was een goede beslissing,” aldus Stephanie Heyman, “het levert echt tijdswinst op.”
Klanten en leveranciersgegevens moet Tosca nu maar op één plaats invoeren. Vanuit de master data-hub stromen ze door naar NetSuite en naar Pool-IT, die allemaal met elkaar verbonden zijn. Pool-IT is de zogenaamde pooling engine van Tosca, die beschikbaarheid en transacties centraal bijhoudt. Tosca is een pionier op het vlak van pooling van herbruikbare plastic palletten, kratten en andere ladingdragers. Tosca investeerde in miljoenen herbruikbare assets en zorgt ervoor dat deze in een optimale staat en in de gewenste hoeveelheid bij de klant worden afgeleverd. De klant gebruikt de palletten en kratten om onder andere ingrediënten, verpakkingen of voeding te verzenden naar hun klanten. Tosca haalt nadien deze palletten en kratten op bij de eindklant, reinigt en herstelt ze indien nodig. Dat maakt pooling een soort van leasing.
“Wij leveren onze pooling-service aan klanten en Pool-IT maakt het mogelijk om dit alles correct en overzichtelijk in te plannen. We gebruiken plastic palletten en kratten omdat deze minder onderhevig zijn aan invloeden van buitenaf. Bovendien zorgen ze voor een hygiënische oplossing, wat heel belangrijk is in de voeding,” merkt Stephanie Heyman op.
Tijdwinst
De grootste tijdswinst ervaart Tosca voor de banktransacties, zoals het opladen van bankafschriften en de batchbetalingen die veel eenvoudiger zijn dan voorheen. “Dat was een routinetaak waar we nu zo goed als volledig van verlost zijn”, aldus Stephanie Heyman.
“Ook andere transacties doen we nu in één omgeving in plaats van apart per entiteit. Een voorbeeld zijn de afschrijvingsschema’s voor de tien entiteiten, wat te maken heeft met vooruitbetaalde facturen die in de juiste maanden geboekt moeten worden. Dat gebeurt nu zo goed als vanzelf.”
“Een andere verbetering is de module voor het beheer vaste activa uit NetSuite”, vindt Stephanie Heyman. “Wanneer we bijvoorbeeld een laptop kopen, boek je de factuur op een vaste activarekening. Daarnaast moet die factuur ook in een aparte vaste activamodule komen om te beginnen afschrijven. Op het einde van de maand stelt NetSuite voor welke zaken we in dat register opnemen. Vroeger was dat voor ons manueel werk. De software suggereert eveneens de looptijd van de afschrijving, afhankelijk van de rekening waarop je de factuur hebt geboekt. De ingebouwde intelligentie van de software zorgt ervoor dat de voorstellen bijna altijd correct zijn.”
“Ook btw-aangiftes zijn gemakkelijker. Je kan die aangiftes rechtstreeks en in het juiste formaat vanuit NetSuite indienen. We doen dat voor België en het Verenigd Koninkrijk. Voordien was hier handmatig werk voor nodig.”
“Alles wat we in de initiële scope aan Dynappco gevraagd hebben, is gelukt. We worstelen nog wel met de verschillende btw-nummers die we voor Tosca België hebben. Vroeger waren die transacties beperkt, maar nu zijn het er een pak meer. Een tijdelijke oplossing zorgt voor extra manueel werk dat we nog moeten proberen wegwerken door automatisering.”
Technisch en financieel sterk
“Voor het grootste deel van onze IT werken we samen met de Cronos Groep en onze IT-directeur ziet toe op prijs en kwaliteit”, verzekert Stephanie Heyman. “We hebben een goed contact met NetSuite-implementatiepartner Dynappco. Er zijn hoofdzakelijk twee consultants van Dynappco die voor ons werken waarbij de ene financieel sterk is en de andere consultant meer technisch werkt. Wanneer we iets vragen, lost Dynappco het zo snel mogelijk op. In 2020 is NetSuite geïmplementeerd en in augustus van dat jaar zijn we overgenomen door Tosca. Tot dan heetten we Contraload. Sinds oktober 2021 zijn we de Europese entiteiten van Tosca aan het overzetten naar NetSuite, wat tot pakweg midden 2023 zal duren. Ik ben ook betrokken bij de implementatie in de andere landen. We werken daarnaast aan een betere automatisering van het aankoopproces, voornamelijk op het gebied van goedkeuringen van bestelbons en verkooporders.”
“De besparingen door de software zijn er zeker en vast”, besluit de financieel directeur van Tosca. “We blijven met 15 procent per jaar groeien en tot op zekere hoogte konden we dankzij NetSuite de toegenomen workload aan met hetzelfde aantal mensen. Er komen nu echter medewerkers bij omdat we blijven groeien.”