Het is een stiel apart, projectmanagement. Bij Dynappco hebben we gelukkig een aantal experten in dit vakgebied die de projecten van onze klanten nauwkeurig opvolgen en on track houden. We gingen met projectmanager Kristof Raes in gesprek om de knepen van het vak te weten te komen.
Wat doet een projectmanager bij Dynappco?
Kristof: “Onze projectmanagers coördineren de implementaties bij onze klanten. Ze zijn de centrale spil en de link tussen de klant, diens plannen en onze eigen teams. Daarbij zien ze erop toe dat het team gebrieft is, alles goed verloopt, dat de deadlines bereikt worden en dat budgetten worden gerespecteerd. Kortom, ze zorgen ervoor dat het project op de rails blijft.De opvolging verloopt stap voor stap en de noden van de klant staan daarbij centraal. Daarbij verkiezen we meestal een agile aanpak, maar ook dat hangt af van de situatie.”
Over het algemeen loopt alles goed en dan valt het misschien niet op dat de projectmanager alle stappen controleert of dat het proces daardoor vlot blijft lopen. Maar vergis je niet: een projectmanager is een drijvende kracht, steeds paraat en met de teugels in handen.
Wat houdt jullie projectmanagement-aanpak precies in?
Kristof: “Dat je het project weet terug te brengen naar de essentie. Naar de goede balans tussen controle en overhead.”
Verkiezen jullie daarbij een agile-aanpak of toch eerder waterfall?
Kristof: “We werken meestal hybride, aangezien beide werkwijzen zeker complementair zijn.Agile staat trouwens niet recht tegenover waterfall. Het is zo dat het waterfall-principe interessant kan zijn voor bedrijven die meteen met een perfect afgewerkte toepassing van start willen. Toch kan je ook dat soort projecten meer agile maken door ze op te delen in sprints enuser stories te verwerken. Als het eindresultaat wat minder vastligt, biedt een agile-aanpak vaak de meeste voordelen. Grote projecten met veel testfasen proberen we ook agile aan te pakken, maar sowieso is formeel projectmanagement nodig om alles in goede banen te leiden. Zo’n project bestaat bijvoorbeeld uit verschillende opleveringen en kan maanden duren. We hebben er nu zo een lopen, maar vaak gaat het om kortere projecten.”
Hoe start en verloopt een project bij jullie?
Kristof: “We starten met een projectbrief die de offerte vertaalt in een projectlogica. Er wordt een inschatting gemaakt over de planning, het budget, de risico’s, de afhankelijkheden en de beperkingen. Daarna vindt een bottom-up analyse plaats, om zeker te zijn dat de top-down van de offerte overeenkomt met de realiteit. Als we al die gegevens hebben, gaan we concrete stappen uitwerken om de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Dat is de voorbereidingsfase, maar die risicocontrole en de opvolging van het openstaande loopt natuurlijk door tijdens de uitvoeringsfase. Die goede opvolging zorgt ervoor dat projecten een succes zijn.”
“Dan volgt de effectieve uitwerking van het project. Dat is een iteratief proces waarbij we wekelijks of maandelijks erop toezien dat de planning nageleefd wordt en of die aangepast moet worden. De testfases, zeker bij non-regression-testing dat ervoor zorgt dat er geen essentiële zaken uit de bestaande toepassing verloren gaan, zijn zeer belangrijk. In die fases wordt overlopen of aan alle eisen voldaan is. Daarna is er een sign-off en een overdracht naar productie. In de post-productiefase, ten slotte, houden projectverantwoordelijken en mensen van de business een eindevaluatie en wordt de dagelijkse support geregeld.”
Een goede en continue opvolging zorgt ervoor dat projecten een succes zijn want één onoplettendheid kan het traject in de war sturen. Vergelijk het met een kalkoen bij Kerst. Alles gaat goed voor dat beest gedurende 364 dagen en van de ene op de andere dag ligt hij daar in de braadschaal… Zo kan een project ook plots van de rails schieten. Zulke wendingen kan je vermijden door voldoende feedback- en bijsturingsmomenten.
Kan je aan de klant garanderen dat je een project op tijd afkrijgt?
Kristof: “Je kan nooit een ultieme garantie geven dat de deadline gehaald zal worden, maar er zijn zeker een aantal zaken die de kans op een succesvolle en tijdige afronding bevorderen. Zo helpen goede tools om het budget, de planning en de scope op te volgen. Een nauwe opvolging – door een projectmanager bijvoorbeeld – van alle stappen en de risicobeperking maken dat je zo goed als zeker weet wanneer je project afgerond is.”