Naast de introductie van de Finance superhelden dit jaar, heeft NetSuite ook zijn 2 jaarlijkse releases op de wereld losgelaten. In dit artikel zetten we een aantal van deze interessante features in de spotlight die jouw bedrijf kunnen helpen om te exceleren.
Gecentraliseerde aankoop en billing
Deze nieuwe feature laat toe om orders te ontvangen over verschillende entiteiten heen. Als dusdaande is een meer flexibel item ontvangst proces mogelijk en worden extra order transfer transacties tussen verschillende locaties in het systeem vermeden, maar dus automatisch uitgevoerd door NetSuite.
Expense Report Policy
De onlangs uitgegeven “Expense Report Policy” bevat een aantal interessante verbeteringen. Het laat toe dat je limieten zetten voor individuele lijnen en dus niet enkel op expense report hoofding. Ten tweede laat deze toe om filters toe te passen en een onderscheid te maken tussen billable en non-billable expenses.
FEFO Lot Allocations
De FEFO (First Expiry First Out) Lot Allocations SuiteApp alloceert lot numbered item voorraad aan sales order lijn items, gebaseerd op een FEFO systeem. De SuiteApp alloceert lot numbered items gebaseerd op shelf requirements en minimum order fulfillment noden.
Allow non-posting changes in closed periods by default.
Voor de meeste van onze klanten zijn er approval flows toegepast, zo hebben we voor vendor bills een custom approval flow waarbij we niet het standaard status veld gebruiken, en dit omwille van Belgische regelgevingen. Op deze manier krijgen alle vendor bills automatisch de approved status, dewelke GL-impact genereert in NetSuite. Anderzijds zorgen we ervoor dat facturen nog niet onmiddelijk betaald worden, ondanks het feit dat deze bills reeds geboekt worden. Hiervoor implementeren we een apart status-veld (pending approval, approved & rejected) met een checkbox veld genaamd “payment hold”. Op deze manier kunnen we toch een factuur boeken en daarnaast de betaling voor die factuur regelen met een aparte custom flow.
Wanneer de mensen van het boekhoud-departement een periode sluiten, hebben ze nu vervolgens de mogelijkheid om de checkbox “allow non-posting changes” aan te zetten. Op deze manier kunnen er toch nog niet-GL gerelateerde zaken veranderen op transactioneel niveau waaronder het aanpassen van onze boven vernoemde approval flow en bijhorende “payment hold” checkmark.
Spijtig genoeg word het checken van deze checkbox dikwijls vergeten bij het closen van een periode, waardoor er problemen ontstaan bij transacties die nog aangepast dienen te worden. Deze feature “allow non-posting changes in closed periods by default” zorgt ervoor dat er automatisch gecheckt wordt dat non-GL changes toegelaten zijn op transacties en dat dit dus niet vergeten kan worden door de personen die de periode sluiten.
Core Administration Permissions Feature
Een extra feature kan gebruikt worden om de juiste rollen ook “Core Administration Permissions” te geven. In dit geval zal de rol zich bijna gedragen als de rol van administrator wat permissies en restricties betreft. Echter kan je ook nog access tot bepaalde delen van NetSuite uitsluiten voor deze rol (bijvoorbeeld: enkel core adminstration permissions voor een bepaalde entiteit). Dit is zeker handig als je een bepaald security model wilt opzetten.
Locale Parameter for Numbers in Advanced Printing
Een nieuwe paramater is beschikbaar in het creëren van Advanced PDF Templates (bijvoorbeeld Invoice Templates). Je kan de locale als parameter geven die dan het formaat van de nummers gaat bepalen (bvb 1,000.00 vs 1.000,00). Afhankelijk van de beschikbare locales die gedefinieerd zijn in het systeem wordt volgende hierarchie gevolgd in het bepalen van het juiste formaat (wanneer deze parameter gebruikt is in een Advanced PDF Template):
- Valid Locale Code
- Invalid Locale Code > Default U.S. Format
- Locale of the Logged-in User
Op deze manier kan je 1 template gebruiken voor verschillende landen, maar zal de layout van de nummers verschillen afhankelijk van de individuele gebruikers.
Zou je graag meer zien van wat NetSuite te bieden heeft, of ben je geïnteresseerd om nog wat verder in de Release Notes te duiken bij deze of andere topics? Laat het ons weten!