Je kan er niet omheen. Op de radio en in andere media zijn vele softwareproducten reclame aan het maken. De elektronische factuur wordt binnenkort verplicht in België en we zullen het geweten hebben. In die reclame laat men uitschijnen dat de overstap supereenvoudig wordt. De realiteit is soms iets ingewikkelder. Als je een Belgisch bedrijf hebt met alleen B2B-klanten in België, dan wordt het inderdaad een kleine moeite.
De meeste van onze klanten zitten echter in een andere situatie. Ze hebben klanten in binnen- en buitenland, ze moeten naar B2C-klanten facturen kunnen sturen, ze maken facturen vanuit verschillende landen of ze gebruiken meer dan één facturatiesoftware. Voor al die situatieshebben wij een passende oplossing, volledig in overeenstemming met de wetgeving.
Standaard add-ons
Als basis raden we vrijwel altijd een add-on uit de SuiteApps verzameling van NetSuite aan. Deze dient om inkomende elektronische Peppol BIS facturen te verwerken. De tool verwerkt ook facturen die niet in het Peppol BIS-formaat binnenkomen, zoals facturen van buitenlandse leveranciers.
Daarnaast laat het ook toe om elektronische Peppol BIS facturen uit te sturen. Deze tool kan ook digitale en eventueel zelfs papieren facturen uitsturen, voor klanten waar de Peppol BIS factuur niet verplicht is.
De instellingen van de add-ons laten toe om alles op maat van elk bedrijf te laten verlopen. Bijvoorbeeld, alle uitgaande facturen naar Belgische B2B-klanten zullen volgens Peppol BIS opgemaakt worden, de Franse klanten zullen een elektronische factuur ontvangen via een Partner Dematerialization Platform en de Nederlandse klanten krijgen voorlopig nog hun factuur als pdf of via EDI.
Externe tool
Bij sommige klanten die niet alleen NetSuite gebruiken om facturen op te maken, gaan we een extra softwaretool installeren om toch een connectie naar NetSuite te maken.
Dat geldt bijvoorbeeld voor bedrijven die vanuit operationele tools een deel van hun facturen uitsturen. Voor dergelijke software is facturatie niet het hoofddoel en vaak zijn die tools niet aangepast aan de nieuwe regels voor elektronische facturatie, ook omdat die in zowat alle landen verschillend zijn qua verplichte formaten en timing.
Dan integreren we dus een bijkomende tool die dergelijke beperkingen opvangt. De tool dient als brug tussen de niet-conforme software en NetSuite, waarbij uitgaande facturen automatisch worden opgemaakt in het juiste formaat en op het juiste moment worden doorgestuurd. Zo blijft alles centraal beheerd, conform de wetgeving, zonder dat je afscheid moet nemen van vertrouwde operationele toepassingen.
Bestaande processen behouden
De opzet van elektronisch factureren hoeft geen last te zijn, zelfs niet in complexe omgevingen. Dankzij onze hybride aanpak met standaard add-ons, aangepaste instellingen en waar nodig een extra tool, zorgen we ervoor dat elk bedrijf klaar is voor de nieuwe regelgeving. Zo krijg je een vlotte overgang, zonder processen drastisch te veranderen. Wij begeleiden je stap voor stap naar een toekomstgerichte en wettelijk conforme facturatie.