Recent wijzigde de structuur van enviolo. In de nieuwe structuur zijn de activiteiten in Nederland en Amerika opgesplitst. Om dit te bewerkstelligen, moesten alle operationele data van de NetSuite-omgeving gemigreerd worden van hun Amerikaanse naar hun nieuwe Nederlandse entiteit. Dat was noodzakelijk om onder meer de facturatie, boekhouding en financiële rapportering vanuit de Nederlandse entiteit te laten verlopen. Het project moest vlot verlopen, zodat elke maand de rapportage aangeleverd kon worden aan de raad van bestuur, dat de aangiftes en jaarrekening tijdig en correct ingediend gingen zijn en dat alle financiële transacties goed opgevolgd zouden blijven.
Een huzarenstukje waarvoor enviolo, gespecialiseerd in het maken van traploze schakelsystemen voor fietsfabrikanten, de hulp van Dynappco inschakelde. Dynappco ging de uitdaging aan en voltooide de migratie succesvol, met minimale onderbreking van de dagelijkse bedrijfsvoering. enviolo koos voor Dynappco omdat ze lokale ondersteuning konden krijgen van een ervaren en betaalbare leverancier. enviolo is bij NetSuite gebleven omdat het een betrouwbare software is gebleken waaruit je vrij vlot alle rapporten kan halen die je nodig hebt.
Sinds de oplevering heeft enviolo trouwens twee data-analisten in dienst om zelf dashboards te bouwen en als onderneming helemaal data-driven te gaan werken. De analisten gaan bijvoorbeeld beter zichtbaar maken wat er allemaal in het orderboek zit, betere forecastingmodellen maken, nagaan welke patronen men kan ontdekken om beter in te kopen en tegelijk de best passende onderdelenvoorraad aan de beste prijs aanleggen.
Grote hoeveelheid data
“De grote uitdaging in het migratieproject was de enorme hoeveelheid data die naar de nieuwe NetSuite-omgeving moest worden overgezet,” vertelt Ralph Trappel, Finance Controller bij enviolo. “Daarbij ging het niet alleen om klanten- en leveranciersgegevens, maar ook om facturen, orders, betalingen en voorraadgegevens. Doordat er zoveel data moest worden gemigreerd, was het ook niet mogelijk om die data eerst allemaal in een testomgeving te plaatsen. Dat maakte de go-live uiteraard extra spannend. Omdat we over niet veel tijd beschikten, hebben we ervoor gekozen om niets te optimaliseren tijdens dit migratieproject. Nu ging het erom alles keurig over te zetten, daarna gaan we zeker nog aan de slag om processen te verbeteren.”
Focus op continuïteit
“Na de go-live wilden we uiteraard zo snel mogelijk opnieuw up-and-running zijn”, benadrukt Ralph. “We konden het ons simpelweg niet veroorloven dat we dagenlang geen orders of facturen konden aanmaken of dat we pakweg onze betalingen niet konden opvolgen. Onze bedrijfsvoering hangt vast aan onze NetSuite-omgeving. Daarom was het zo belangrijk dat de migratie snel en zonder al te grote problemen verliep.”
“Geen vanzelfsprekende opdracht”, vult Lauren Eronini, Project Manager bij Dynappco, aan. “De oorspronkelijke NetSuite-omgeving werd niet opgezet door onze consultants. Daarom hebben we eerst alle requirements opgelijst tijdens een aantal workshops om alles heel helder te krijgen en al mogelijke problemen op te lossen voordat de uiteindelijke go-live plaatsvond. De relevante scripts die op maat waren gemaakt hebben we ontrafeld en herschreven. We hebben ook een cut-over als test uitgevoerd. Dat was belangrijk om de downtime tot het minimum te beperken. Bovendien zit de taxatie van een Amerikaanse legale entiteit anders in elkaar dan bij een Nederlandse entiteit. Ook daarmee moesten we rekening houden bij de migratie om later geen boekhoudkundige problemen te veroorzaken.”
Vlot verlopen
“We waren voorbereid op allerlei mogelijke problemen, maar uiteindelijk bleef de downtime zeer beperkt tijdens de vier maanden dat het project liep,” aldus Ralph. “Bij de go-live werden we met enkele onverwachte uitdagingen geconfronteerd, maar door de flexibiliteit en het snelle handelen van Dynappco was de impact op onze activiteiten minimaal. Tijdens het weekend van de migratie werkte het team van Dynappco non-stop door om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen. Het migratieproces verliep zeker naar wens. Ook omdat we de boekhouding nog hebben kunnen afsluiten in de oude omgeving.”
Klaar voor de toekomst
“Nu de migratie achter de rug is, blijven we op de ondersteuning van Dynappco rekenen”, vertelt Ralph. “Wekelijks is er een meeting met Lauren om eventuele problemen op te lossen en mogelijke optimalisaties te bespreken. Dat zijn soms ook kleine dingetjes zoals de laatste details van de BTW-berekening in orde brengen.”
“We voelen ons nu ook klaar om verder te groeien en te innoveren bij enviolo. Zo willen we de grote hoeveelheid data waarover we beschikken goed aanpakken. We gaan de hoeveelheid proberen verkleinen en omzetten naar waardevolle inzichten in de vorm van overzichtelijke dashboards en rapportages. Onze analisten zijn KPI’s aan het opzetten om ons bedrijf op te gaan sturen. Ook dat is iets waar Dynappco ons wel bij kan helpen. We kijken dan ook met vertrouwen uit naar onze verdere samenwerking. We moeten de processen in ons warehouse in Zwolle ook nog aanpakken in een veranderingstraject, dus er ligt zeker werk klaar.”